Guía completa para a organización e xestión de reunións

Definición e Elementos dunha Reunión

Reunión: Conxunto de persoas integrado co obxectivo de tratar un tema de interese.

Elementos clave

• 1. Suxeitos: Persoas afectadas polo obxectivo ou tema da reunión.
• 2. Obxecto: Ten que estar ben definido.
• 3. Tempo: Onde transcorre a reunión (mínimo 60 minutos).
• 4. Lugar: Espazo que transmita confort, boa temperatura, etc.
• 5. Obxectivo: Un fin, algo que conseguir.

Tipos de Reunións

Segundo a dirección da información

• 1. De información.
• 2. Ascendentes: Os traballadores informan aos xefes de necesidades ou problemas.
• 3. Descendentes: Dos xefes aos traballadores (ordes).

Tipos de reunións concretas

• 1. Congreso: Encoro de persoas co obxectivo de debater un tema ou unha novedade no mundo laboral (duración: 2-5 días, lugar cómodo e accesible).
• 2. Xornada: Monotemática, de 50 a 160 persoas, 1 ou 2 días.
• 3. Curso: Encontro con finalidade didáctica; persoas e tempo dependen do tema.
• 4. Seminario: Reunión de especialistas para tratar un tema no que están especializados (2 semanas, 10-20 persoas).
• 5. Grupo de traballo: Para tratar un problema puntual (6 a 15 persoas).
• 6. Taller: Reúnense para resolver un problema práctico (6 a 15 persoas).
• 7. Charla: Un grupo de persoas reúnese cun experto para tratar un tema que este coñece con profundidade (máximo 15 persoas, 1h-2h).

Como Organizar unha Reunión

• 1. Planificación: Estabelecer os obxectivos.
• 2. Preparación: Fixar e consultar o día e o lugar da evolución, recopilar información, convocar as persoas implicadas e necesarias.
• 3. Execución: Ponse en marcha todo o acontecemento. O responsábel ten o papel máis importante: reparte documentos, distribúe os asentos e modera a reunión.
• 4. Rexistro: Resumo a tódolos participantes e establécese un plan de control do cumprimento das decisións tomadas.
• 5. Avaluación: Contrólase a eficiencia de todas as medidas e o cumprimento; valórase e revísase.

Medidas e Recursos para Organizar unha Reunión

• 1. Recursos económicos: Para cubrir os gastos (cartelería, botella de auga, café...).
• 2. Recursos humanos: Persoal necesario para cubrir as necesidades de coordinación (azafata, camareiro/a...).
• 3. Recursos técnicos: Todo o material (proxector...).

Lugar da reunión

Organización das mesas en función do tipo de reunión: disposición en U, banquete, circular, Philips 66...

Comportamento dos participantes

• Participantes activos: Extrovertidos, abertos de mente, responsábeis, espertos...
• Participantes pasivos/negativos: Non colaboran ben, entorpecen a dinámica da reunión.